Wie finde ich das passende Datum für mein Event? Die Event-Matrix zur Datumsfindung - Dein Schlüssel zum perfekten Event-Timing

In der Welt der Eventplanung ist die Wahl des richtigen Datums oft entscheidend für den Erfolg. Es ist wie ein komplexes Puzzle, bei dem jedes Teil perfekt passen muss. Hier kommt die Event-Matrix ins Spiel – ein revolutionäres Tool, das wir entwickelt haben, um Dir bei dieser Herausforderung zu helfen. In diesem Blog-Artikel erfährst Du, wie Du mit der Event-Matrix und unserem exklusiven Jahresplaner das ideale Datum für Dein Event findest.

Die Bedeutung des richtigen Datums: Ein gut gewähltes Datum kann den Unterschied zwischen einem vollen Haus und leeren Stühlen bedeuten. Es beeinflusst nicht nur die Anzahl der Teilnehmer, sondern auch die Stimmung und die Gesamtwahrnehmung Deines Events. Ein Datum ist mehr als nur ein Tag im Kalender; es ist ein strategischer Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann.

Die Event-Matrix: Ein strategischer Ansatz zur Datumsfindung

Tiefer greift die Event-Matrix, die Dir hilft, alle relevanten Faktoren zu berücksichtigen. Zuerst betrachten wir das Datum selbst im Kontext von Jahreszeit und Feiertagen. Parallel dazu analysieren wir Parallel-Events, um Konflikte mit anderen großen Veranstaltungen zu vermeiden, die Deine Zielgruppe abziehen könnten. Die Zielgruppe ist ein weiterer Schlüsselfaktor – es ist entscheidend, ein Datum zu wählen, das für sie bequem und ansprechend ist. Dies führt uns zur Customer Journey: Wie passt das Event in die Reise Deiner Kunden von der ersten Berührung mit Deiner Marke bis zur Nachbereitung des Events? Die Attraktivität des Events selbst ist auch wichtig – es sollte einzigartig und ansprechend genug sein, um sich von anderen Angeboten abzuheben. Die Marke und Marken-Reichweite spielen ebenfalls eine Rolle; ein starkes Markenimage kann helfen, ein breiteres Publikum anzuziehen und Dich gegen Parallel-Events abzusetzen. Schließlich ist die Relevanz des Events in Bezug auf aktuelle Trends und Themen sowie für Deine Zielgruppe entscheidend.

Hier nochmal kurz:

1. Datum und Jahreszeit: Berücksichtigt Wetterbedingungen, Feiertage und saisonale Trends.
2. Parallel-Events: Analysiert andere Veranstaltungen, die zeitgleich stattfinden könnten.
3. Zielgruppe: Betrachtet die Verfügbarkeit und Vorlieben Deiner Zielgruppe.
4. Customer Journey: Wie passt das Event in die Reise Deiner Kunden von der ersten Berührung mit Deiner Marke bis zum Event?
5. Attraktivität des Events: Bewertet, wie Dein Event sich von anderen abhebt.
6. Marke und Marken-Reichweite: Wie groß ist der Einfluss Deiner Marke auf die Strahlkraft Deines Events, sodass Parallel-Events oder “unpassende” Daten ggf. weniger wichtig sind?
7. Relevanz: Die Bedeutung des Events für Deine Teilnehmer – und im gesellschaftlichen Kontext. Ist es einmalig? Geht eigentlich kein Weg an Dir vorbei?

 

 

Was passieren kann, wenn Du die Faktoren nicht berücksichtigst:

Einer unserer Kunden teilte mit uns eine lehrreiche Erfahrung, die die Wichtigkeit der sorgfältigen Terminwahl für Veranstaltungen unterstreicht. Er plante ein großes Familien-Wellness-Event in einer ländlichen Gegend. Die Idee war, Eltern eine Auszeit mit verschiedenen Entspannungsaktivitäten zu bieten, während ihre Kinder an speziellen Programmen teilnehmen konnten. Trotz der attraktiven Planung und umfangreichen Werbung stieß das Event auf unerwartet geringe Resonanz.

Die Ursache?

Der Termin fiel auf ein verlängertes Wochenende, was bei der Termin-Findung nicht berücksichtigt wurde. Viele der anvisierten Teilnehmer, hauptsächlich Selbstständige und Berufstätige, entschieden sich dafür, das verlängerte Wochenende für private Familienausflüge oder -aktivitäten zu nutzen, anstatt an dem Event teilzunehmen. Diese Erfahrung zeigte deutlich, wie wichtig es ist, die Lebensumstände und Prioritäten der Zielgruppe zu verstehen und bei der Planung von Events zu berücksichtigen. Ein perfekt organisiertes Event kann ohne die Abstimmung auf die Bedürfnisse und Wünsche der Zielgruppe sein volles Potenzial verfehlen.

 

Parallel-Events:

Neben den rein organisatorischen Datums-Details sind Parallel-Veranstaltungen ein weiterer relevanter Punkt, der über die “Auslastung” Deines Events entscheidet.

Wir erstellen hierfür jedes Jahr einen Jahres-Kalender, in dem wir die wichtigsten Events, Feiertage, Ferien und markanten Sportevents sammeln, um schnell einen Überblick über ein mögliches Datum zu erhalten.

Der Jahresplaner ist dabei nicht nur ein einfacher Kalender. Er ist ein interaktives Tool, das Dir hilft, die Event-Matrix effektiv zu nutzen. Außerdem haben wir ihn für unsere Community zugänglich gemacht – jeder Eventmanager kann also sein(e) Event(s) eintragen.

Wie nutzt Du die Event-Matrix und den Jahresplaner?

1. Definiere Deine Ziele: Was möchtest Du mit Deinem Event erreichen?
2. Analysiere die Faktoren: Nutze die Event-Matrix, um alle relevanten Aspekte zu bewerten.
3. Wähle das Datum: Mit Hilfe des Jahresplaners findest Du das ideale Datum, das alle Faktoren berücksichtigt.
4. Plane und führe aus: Nutze den Planer, um Dein Event Schritt für Schritt zu planen.

Einladung in die Community: Möchtest Du Zugang zu unserem exklusiven Event-Kalender für das Jahr 2024 erhalten? Trage Dich in unseren Newsletter ein und erhalte nicht nur den Kalender, sondern auch regelmäßige Updates und Insider-Tipps zur Eventplanung. Als Abonnent hast Du zudem die Möglichkeit, eigene Events in den Kalender einzutragen und so Teil unserer Community zu werden.

Das Jahr wartet – und Du hast ein Tool mehr an der Hand, das perfekte Datum für Dein Event zu finden!

Viel Erfolg bei Deinen Events 2024! Jedes Event, ob groß oder klein, ist eine Geschichte, die darauf wartet, erzählt zu werden. Und jede dieser Geschichten bietet eine Chance, zu lernen, zu wachsen und unvergessliche Erlebnisse zu schaffen.

Denke daran, dass die richtige Planung, das Verständnis Deiner Zielgruppe und die sorgfältige Auswahl des Datums die Schlüssel zu einem erfolgreichen Event sind. Nutze die Werkzeuge und Erkenntnisse, die wir in diesem Blog geteilt haben.

Also, packe Deine Kreativität und Leidenschaft aus und mache Dich bereit, die Welt der Events zu erobern. Wir freuen uns darauf, Deine Event-Erfolgsgeschichte zu hören!